Situationele test

Situationele test

Casus 3: (De vergadering)

De derde casus sprak mij persoonlijk het meeste aan. Voornamelijk omdat dit mij inderdaad een zeer stressvolle situatie lijkt te zijn. Waar je eigenlijk een soort van voor de leeuwen wordt gegooid. Ik denk dat er weinigen zijn die zo’n soort situaties als aangenaam ervaren.
Maar er zullen er veel zijn die achteraf de taak als leerrijk zullen beschrijven…
Dus volgens mij is het nog niet zo slecht om af en toe aan je lot overgelaten te worden en uit je comfortzone te treden.

Verder koos ik deze casus omdat ik mijzelf kan plaatsen in de situatie. Ik ben namelijk tijdens interprofessioneel samenwerken (IPS) in een soortgelijke casus terecht gekomen. Tijdens IPS had ons groepje niemand die echt naar voren trad als leider/ voorzitter. Vervolgens stelde de groep mij aan als voorzitter. Het verschil met de casus is dat ik toch wel een dag op voorhand wist dat ik de voorzitter ging zijn van de vergadering. Maar ook ik had nog nooit echt een vergadering geleid in zo’n context.

 

Aanpak:

Zelf zou ik uiteraard ook zenuwen hebben en bij aanvang toch even verschieten dat ik uit het niets voorzitter zou moeten zijn van de vergadering. Maar ik zou er wel voor de volle 100% voor gaan. Improviseren en reactief handelen zijn volgens mij wel mijn sterktes. Maar het is vanzelfsprekend in je nadeel dat je je niet hebt kunnen voorbereiden in de rol als voorzitter. Maar hoogstwaarschijnlijk heb je wel iets voorbereid als je naar zo’n vergadering gaat…
Ik denk dat ik indien mogelijk de voorgaande verslagen op voorhand al eens bekeken zou hebben. En indien dit niet mogelijk is, zou ik vragen om één van de voorgaande verslagen er bij te nemen. Zo heb je als voorzitter een soort van kantlijn met daarin toch wat informatie over hoe het ongeveer zou moeten lopen. Wel zou ik mij niet volledig tot in de details houden aan het voorgaande verslag.

Misschien plaatsten ze mij in de rol van voorzitter om eens te zien hoe een “buitenstaander” de vergadering zou aanpakken? Je krijgt de kans om vanuit jouw beroepsproefiel te tonen wat je kunt!
En vaak is het zo in bedrijven dat men al jarenlang dezelfde procedures volgt zonder eens stil te staan bij hoe het eventueel beter of anders kan. Dus misschien kan ik wel een meerwaarde leveren naar de volgende vergaderingen toe. Want we kregen de voorbije twee jaar toch al heel wat uitleg over vergaderen.

 

Vergaderen kwam specifiek aan bod in de lessen IAC, rekrutering & selectie alsook interprofessioneel samenwerken. Verder zijn er nog heel wat vakken die je kan gebruiken bij het leiden van een vergadering… Zoals sociale psychologie, IAD, trainer-coach en arbeid- en organisatiepsychologie. Dus het is wel volgens mij wel duidelijk dat wij als studenten toegepaste psychologie heel wat handvaten zouden moeten hebben om zo’n vergadering aan te pakken en beïnvloeden. Een van mijn sterkere competenties is het professioneel samenwerken, en dit is volgens mij wel een zeer belangrijke competentie bij vergaderingen.

In de lessen IAC zagen we dat niet alleen je vergadering zelf zeer belangrijk is bij het behalen van je doelen maar ook de voorbereiding & taakverdeling. Voorbereiding was voor de voorzitter in dit scenario dus niet echt mogelijk… En dit kan het wel vermoeilijken.
De taakverdeling zou ik gewoon navragen bij aanvang van de vergadering. Eerst het doel en dergelijke. Deze zou ik proberen zo te (her)formuleren dat het SMART doelstellingen worden. Vervolgens zou ik bevragen of iedereen hun taken duidelijk zijn tijdens deze vergadering.
Zo voorkom je dat er dubbel werk wordt gedaan. En je zorgt er voor dat mensen zich competent voelen tijdens de vergadering. Dat ze er niet maar een beetje bij zitten. Want we zagen al in verschillende lessen de Self determination Theory die stelt dat mensen zich competent moeten voelen om zich goed te voelen (op de werkvloer).

 

Buiten een duidelijke taakverdeling zou ik de vergadering zeer gestructureerd proberen te begeleiden. Zorgen dat alle deelnemers weten waar we zitten, waarom we daar zitten en het doel van dit onderdeel van de vergadering. Een groep/ persoon die doelen zet is meer gemotiveerd en presteert beter, volgens de Goal Setting Theory. Bij dit gedeelte is het belangrijk dat je de volgorde van de componenten kan aangeven. Omdat dit de eerste keer zou zijn, zou ik af en toe wel toetsen bij de collega’s of het nog de juiste richting aan het uitgaan is en of er geen dingen over het hoofd zijn gezien.

Als voorzitter van een vergadering is het ook jouw taak om het gesprek op gang te zetten. Ik zou open vragen stellen aan de anderen in de vergadering. Daarbij de mensen die uit zichzelf antwoorden bedanken en zowel verbaal als non-verbaal aanmoedigen om te participeren. Waarschijnlijk zullen er discussies plaatsvinden, dit is in een vergadering zeer normaal denk ik. Hierbij zou ik vooral proberen zorgen dat het bij beleefde discussies blijft. Die ook wel noodzakelijk zijn als mensen het bijvoorbeeld oneens zijn over de aanpak. Ik zou peilen naar de argumenten en persoon per persoon zijn inbreng laten doen. Na de inbreng van de ene kan (indien nodig) de andere hier op reageren. Zo voorkom je dat discussies overgaan in ruzies en dat mensen door elkaar beginnen te praten. Daarbij bewaar je de vrede/rust zonder mensen het gevoel te geven dat ze achteruit zijn gestoken. Modereren is het juiste woord. Je zorgt ervoor dat iedereen aan het woord komt en niet alleen de extraverte deelnemers met de luidste stem. Want het is een valkuil om enkel met deze mensen de vergadering verder te zetten. Tijdens de lessen van trainer-coach zagen we hoe jij het groepsgebeuren kan beïnvloeden. Deze theoretische kennis over groepscohesie, wij-zij en groepsvorming kunnen allemaal zeer relevant zijn.

Als laatste, maar zeker niet minder belangrijk. Zou ik ook de tijd goed in de gaten houden. Vergaderingen waar maar geen einde aan komt zijn allesbehalve productief, en personen kunnen zich ook niet oneindig lang concentreren en inzetten. In de lessen zagen we al dat mensen zich ongeveer 50 minuten kunnen concentreren. En daarvan zijn er maar 20 minuten echt gefocust. Daarbij is er nog spraken van een “after lunch dip” waarmee rekening moet gehouden worden. Als voorzitter moet je zorgen dat de vergadering niet alleen op tijd begint, maar ook op tijd wordt afgesloten wanneer alles gedaan is. Timing is dus van zeer groot belang. Ik als voorzitter moet er dus ook voor zorgen dat TE lange tussenkomsten beperkt worden.

Samenvattend kan je wel zeggen dat wij als TP studenten volgens mij voldoende handvaten hebben gekregen om soortgelijke casussen aan te pakken. Maar ik kan mij inbeelden dat het makkelijker gezegd dan gedaan is wanneer je zonder voorbereiding in zo’n situatie terecht komt.