Vendor Rating

In het kader van mijn opleidingsonderdeel werkveldproject II kregen we de opdracht om een strategiemap uit te schrijven van ons bedrijf. In de strategiemap ga je op zoek naar strategische doelstellingen die we meten aan de hand van kritische succesfactoren. Op die manier kunnen we systematisch goede financiële resultaten behalen. De strategiemap omvat vier perspectieven: financieel perspectief, klantperspectief, interne processen en als laatste leren en groeien. In de interne processen gaan we op zoek naar betere leveranciers en allianties. Dit is nodig om een betere prijs te kunnen realiseren in het klantperspectief en deze is op zijn beurt nodig om meer klanten te kunnen realiseren in het financieel perspectief. Aan de hand van een Vendor Rating systeem kunnen we bepalen welke leveranciers voor ons de beste zijn. Zodat we de kosten kunnen verminderen, een hogere kwaliteit kunnen leveren aan de klant en een betere prijs voor de klant kunnen realiseren.

Wat is Vendor Rating?

Met een Vendor Rating systeem ga je op basis van vooraf vastgestelde prestatie criteria jouw leveranciers meten en beoordelen. Deze moeten meetbaar zijn zodat je ze in kaart kan brengen. Aan de hand van deze resultaten kan je in samenwerking met de leveranciers bouwen aan een efficiëntere workflow. Al vlug zullen knelpunten tevoorschijn komen waar je samen aan kunt werken. Met een goede transparante samenwerking kunnen beide partijen er baat bij hebben. Wanneer jij meer kan verkopen door de betere prestaties van de leverancier, zal deze uiteindelijk ook meer kunnen verkopen. Merk je dat je geen vooruitgang kan boeken, dan wordt het tijd om een betere leverancier te zoeken.

Enkele doelstellingen kunnen zijn:

  • Snellere levertijden
  • Leverbetrouwbaarheid verhogen
  • Prijsbetrouwbaarheid verhogen
  • Transportkosten verminderen
  • Proceskosten verminderen
  • Efficiëntie verhogen
  • Kwaliteit verhogen
  • Problemen tevoorschijn brengen
  • Trends naar boven brengen
  • Prestaties van verschillende leveranciers vergelijken
  • Leveranciers dwingen optimaal te presteren
  • Waarborglengte en voorwaarden verbeteren
  • Regelmatig enquêtes verspreiden

Vroeger gebruikten organisaties verschillende Excel sheets om dergelijke zaken bij te houden en te verspreiden. Nu werk je het best met een Vendor Rating tool zoals VendorLink. In een gebruiksvriendelijke online omgeving kunnen de stakeholders de nodige data invoeren en ook ten allen tijde raadplegen. Dagelijkse cijfers van onze processen en die van de leverancier, zoals de verkoopcijfers en levertijden kunnen er ook automatisch in opgeslagen worden. De scores worden automatisch berekend en in kaart gebracht.

Het is niet nodig om elke leverancier te meten. Sommigen zijn belangrijker dan anderen. Hiervoor doe je het best een ABC Analyse of een Kraljic Analyse. In de ABC Analyse ga je op zoek naar de groep leveranciers die voor 80% van de omzet verantwoordelijk is. Het zijn deze leveranciers waarmee je best een Vendor Rating opstelt. Bij de Kraljic Analyse wordt per productcategorie het organisatie belang en het toeleveringsrisico gemeten. Zij die hoog scoren op beide metingen neem je op in je Vendor Rating.

Om niet blindelings iedereen over dezelfde prestatie criteria te meten, bepaal je best de prestatie indicatoren per leveranciersgroep. Bij leveranciers van kritieke goederen is de leverbetrouwbaarheid zeer belangrijk. Bij leveranciers van diensten is de kwaliteit van de dienstverlening van groter belang. Zo kan je leveranciers segmenteren volgens gelijksoortige producten die ze leveren. Daarna kan je de leveranciers correcter vergelijken.

Maar waar halen we al die informatie en is ze betrouwbaar?

Voor de leverbetrouwbaarheid en prijs betrouwbaarheid kan je beroep doen op de informatie van ERP systemen. Maar integraties met ERP systemen zijn duur en kwetsbaar. Het kan ook manueel gebeuren door de medewerkers ontvangsten van orders goed te laten noteren en bij te houden. Voor contract afspraken kan een verantwoordelijke met een formulier periodiek de data bijhouden. In een contract staat bijvoorbeeld dat de cloud software 99% beschikbaar is. Je kan makkelijk bijhouden of dit werkelijk zo is en opnemen in de Vendor Rating. Nog een goede manier om aan informatie te geraken over de leveranciers is het versturen van enquêtes naar klanten van die leveranciers. Stel korte vragen overzichtelijk op, met vooraf opgestelde antwoordmogelijkheden. Bij slechte feedback vraag je de klant voor een woordje uitleg. Periodieke enquêtes kunnen een zeer duidelijk beeld geven.

Om betrouwbare resultaten te behalen is het belangrijk dat we regelmatig of zelfs continu gaan meten. Hierdoor krijg je een realistisch beeld op tactisch en strategisch niveau van de prestaties van de leverancier. Betrek alle stakeholders er in mee door de resultaten te delen, hierdoor zal de motivatie ook stijgen.

Word samen sterker

Eenmaal je een goed Vendor Rating hebt opgesteld krijg je al snel zicht op de zwakke punten van jouw leveranciers. Je moet niet langer beslissingen nemen op basis van onderbuikgevoelens, maar op basis van harde data. Het is belangrijk dat je deze feiten gebruikt als startpunt voor een discussie met die leverancier. Wellicht is deze zelf niet op de hoogte van het probleem en wil jou ook niet verliezen als klant. Door transparant te overleggen met je partners kan je samen groeien in een concurrerende markt.

Bronnen:

Goedings, M. (2016, 03 maart). Vendor Rating – 7 Best Practices. Geraadpleegd van https://www.vendorlink.nl/tag/vendor-rating/

Anthony Inman, R. (2016, 27 maart). VENDOR RATING. Geraadpleegd van http://www.referenceforbusiness.com/management/Tr-Z/Vendor-Rating.html

Www.icgme.be. (2016, 30 mei). Osram wint Vendor Rating! Geraadpleegd van http://elektroverkoop.be/tag/vendor-rating/

Jorritsma, A. (2009, 23 april). Wat is Vendor Rating? Geraadpleegd van http://www.logistiek.nl/supply-chain/artikel/2009/4/wat-is-vendor-rating-10127958